The Organization Development Institute International, Latinamerica
Presidente: Eric Gaynor Butterfield
www.theodinstitute.org

DESARROLLO ORGANIZACIONAL , a través de Reducción de Costos

Durante los primeros años de la década del 90 la mayor parte de las empresas parecían disfrutar de una “luna de miel” en cuanto a la posibilidad que tenía la empresa para mantenerse en el mercado y crecer a través de la variable “ingresos por ventas”. Algunas de ellas empezaron a pensar que los costos también tendrían en algún momento importancia suficiente como para prestarle atención.

Como resultado de una serie de presentaciones, charlas, cursos y seminarios en la materia apareció un interés creciente en el tema de reducción de costos, de parte tanto de los empresarios como directivos y ejecutivos de empresas. Con el propósito de “redondear” los hallazgos a fines de 1993 he liderado (Eric Gaynor Butterfield, 1993 : “El Desarrollo Organizacional TAMBIEN puede lograrse a través de reducción de costos”) un proyecto que ayude a traer nueva luz sobre la materia.

En dicho trabajo de campo participaron algunas empresas representadas en el IAEF en relación a la reducción de costos y a la participación del área de informática y de otras áreas de apoyo administrativo en el proceso. Luego he sido invitado a redactar un resumen de dicho trabajo con sus conclusiones el que ha sido publicado en la Revista de Ejecutivos de Finanzas del IAEF del año 11, Nº 104, mes de abril de 1994. A continuación le brindamos la síntesis de dicho estudio.

En la elección de los temas objeto de la investigación, hemos tenido en cuenta aspectos que consideramos que son particularmente relevantes en las circunstancias que viven los empresarios de nuestro país, cuales son todos los relacionados con mejoramiento de la eficiencia y reducción de costos. Asimismo, se ha medido la incidencia de los cambios tecnológicos en materia informática y el nivel de participación del personal en los cambios.

Esta investigación ha contado con la participación de asociados al Instituto Argentino de Ejecutivos de Finanzas (ASO-IAEF), representantes de veintiuna (21) empresas, miembros de veintitrés (23) empresas no asociadas al IAEF (NOASO-IAEF), representantes de los sectores industrial, comercial y pesquero y, por último, de otras siete (7) entidades correspondientes al sector financiero.

Los resultados se muestran discriminando los respectivos perfiles de respuestas para cada una de las tres categorías arriba mencionadas. Se ha dividido las encuesta en seis (6) áreas principales, desarrollándose las respuestas para cada una de éstas áreas.

Área I – Utilización de herramientas especiales para la implementación de políticas de racionalización de gastos administrativos.

El 90 % de los encuestados ASO-IAEF consideran que será importante para sus empresas en los próximos años reducir los costos. El 85 % de los encuestados ASO-IAEF perseguirán este objetivo aplicando dos procedimientos : a. automatizando procesos , y b. revisando tareas y simplificando procesos.

A su vez, el 80 % de los encuestados NOASO-IAEF consideran que será importante reducir los costos. Sólo el 50 % de las empresas NOASO-IAEF han elegido los dos procedimientos arriba mencionados. El otro 50 % se orienta hacia la aplicación de un ratio de reducción sobre los costos y la utilización de la teoría del rol base “0”.

Por último el 100 % de las FINAN encuestadas prevé la necesidad de reducir los costos administrativos y en todos los casos el procedimiento a seguir es por intermedio de las opciones a. y b. arriba mencionadas.
Las empresas ASO-IAEF califican los resultados obtenidos a la fecha en materia de reducción de costos del siguiente modo :

- muy buenos : 20 %
- mejores que lo esperado : 45 %
- escasos : 20 %
- otras : 15 %

Las entidades FINAN consideran que los resultados obtenidos a la fecha en materia de reducción de costos son :

- muy buenos : 15 %
- mejores que lo esperado : 30 %
- escasos : 45 %
- otras : 10 %

En relación al nivel de apoyo brindado por los Departamentos de Sistemas, Organización y Métodos y Auditoría Interna (en relación a programas de reducción de costos), el perfil de respuestas para las ASO-IAEF – en porcentajes -, es :

Muy Bueno Bueno Escaso

Sistemas 20 40 40
Organización y Métodos 5 30 30
Auditoría 0 20 40

El 20 % de los encuestados consideran nulo el apoyo brindado por los Departamentos de Organización y Métodos y de Auditoría Interna.

Para los ejecutivos encuestados correspondientes a las entidades financieras (FINAN) la percepción del apoyo brindado por estos tres departamentos responde al siguiente patrón de respuesta :

Muy Bueno Bueno Escaso

Sistemas 15 30 45
Organización y Métodos 15 15 55
Auditoría 15 15 55

Área II. – Nivel de rutinización y formalización de las tareas administrativas.

Aquí se ha intentado evaluar el grado de formalización para las distintas funciones administrativas. El 25 % de los encuestados ASO-IAEF manifestaron que no tienen formalizadas las diferentes rutinas administrativas y funciones involucradas.

Los elementos que comprenden esta formalización (o pautas pre- establecidas de trabajo), fueron divididas en cinco opciones, indicándose en el cuadro que se muestra más abajo la utilización de cada una de estas opciones para las tres agrupaciones de entidades encuestadas.

Componente ASO-IAEF NOASO-IAEF FINAN (en %)

Manual Jerárquico de Org. y Funciones 50 10 100

Manual Operativo de Org. y Funciones 15 5 35

Manual con Procedimientos “Globales” 30 10 60

Manual con Procedimientos “detallados” 10 0 10

Instructivos específicos 80 10 100

A la pregunta formulada respecto de si la formalización cubría todos los departamentos de la empresa, el 70 % de los ASO-IAEF respondieron que no. Para las NOASO-IAEF la respuesta fue negativa en todos los casos. A su vez, el 30 % de las FINAN respondieron que la formalización no cubría a todos los departamentos de las mismas.

En relación al grado de actualización de los elementos componentes de los manuales, sólo el 20 % de las ASO-IAEF consideran que los mismos están actualizados. Esta cifra para las FINAN es del 15 %.

El 90 % de las ASO-IAEF manifiestan que no cuentan con una base de datos en computador que les permita describir todas las funciones y actividades de los distintos departamentos de la empresa. Este porcentaje alcanza al 70 % en el caso de las FINAN y al 100 % en el caso de las NOASO-IAEF.

Es interesante destacar que a pesar de los bajos niveles de formalización existentes, la falta de una base de datos en computador que facilite la descripción de funciones y la carencia de manuales actualizados, el 80 % de las ASO-IAEF considera que un mayor grado de formalización y rutinización podrían conducir a una simplificación del trabajo (y, por consiguiente, a una reducción de costos). Este porcentaje es del orden del 50 % para las NOASO-IAEF y del 100 % para las FINAN.

En relación al grado de interés de los departamentos de servicios (Sistemas, Organización y Métodos, y Auditoría Interna) en formalizar los procedimientos administrativos de la empresa, las respuestas se indican a continuación :

Nivel ASO-IAEF NOASO-IAEF FINAN (en %)

- Alto 20 15 60

- Medio 40 20 15

- Bajo 40 50 15

El interés de las áreas operativas en formalizar los procedimientos administrativos en las empresas se detalla en el siguiente cuadro :

Nivel ASO-IAEF NOASO-IAEF FINAN (en %)

- Alto 15 10 15

- Medio 40 30 30

- Bajo 40 50 45

Área III – Efectos que ha tenido en las empresas el cambio tecnológico en materia informática

El 100 % de las empresas encuestadas consideran que han sido positivos los cambios tecnológicos producidos en materia informática. Esto es válido para las ASO-IAEF, para las NOASO-IAEF, como así también para las FINAN.

El 90 % de las ASO-IAEF considera que ha realizado cambios tecnológicos importantes. En relación al alcance de este cambio, el 80 % de los encuestados manifestó que el cambio involucró la incorporación de nuevo “hardware” en el equipo principal, el 50 % nuevo hardware en el equipo periférico, el 85 % realizó cambios en desarrollo, compra de nuevo software y modificación del existente y, por último, el 90 % de los encuestados manifestó cambios en equipos de oficina (PC, redes de PC, etc.).

Las entidades financieras realizaron cambios en los aspectos arriba mencionados en el 100 % de los casos.

Para el 10 % de las ASO-IAEF no fue necesario justificar las inversiones en materia informática. En los casos en que fue necesario justificar, hay cuatro motivos principales que guiaron estas inversiones, los cuales se muestran a continuación :

- Mejoras en servicios tradicionales 70 %
- Introducción de mayor control en las operaciones 65 %
- Prestación de nuevos servicios a Clientes 45 %
- Ahorros equivalentes 40 %

Las entidades NOASO-IAEF no realizaron una justificación de las inversiones en materia informática en el 50 % de los casos. Por otro lado, las entidades financieras (FINAN) en todos los casos realizaron estudios (de factibilidad) y evaluación sobre la conveniencia y rentabilidad de las futuras inversiones en materia informática. A su vez, la justificación de estas inversiones para los cuatro motivos principales responde al siguiente patrón de respuesta :

- Mejoras en servicios tradicionales 85 %
- Introducción de mayor control en las operaciones 85 %
- Prestación de nuevos servicios a Clientes 75 %
- Ahorros equivalentes 30 %

En relación a si se ha efectuado una evaluación de tareas del personal administrativo afectado por los cambios, antes y después de ser efectuados los mismos, las respuestas para los distintos agrupamientos de entidades son los siguientes :

Evaluaciones (% de respuestas positivas)ASO-IAEF NOASO-IAEF FINAN (en %)

- Se efectuó evaluación “antes” 60 15 75

- Se efectuó evaluación “después” 50 30 45

El 45 % de las entidades ASO-IAEF disminuyó la dotación de personal como consecuencia de las inversiones en informática. Esta cifra compara contra un 15 % en el caso de las entidades FINAN y las NOASO-IAEF.

De todas maneras, las entidades financieras en el 90 % de los casos han reconocido que en el corto plazo todas ellas deberán ajustar sus dotaciones para poder justificar las crecientes inversiones en informática y la reducción de sus márgenes de contribución.

Área IV – Posicionamiento de la empresa en materia informática desde la óptica del ejecutivo de finanzas.

En relación a ésta área de interés, el 35 % de las ASO-IAEF consideran que su empresa se encuentra por arriba del promedio en cuanto a recursos informáticos con relación al término medio de la competencia. El 30 % de ellas consideran que están en el promedio y el 25 % por debajo del promedio.

Los porcentajes para las empresas NOASO-IAEF son los siguientes : arriba del promedio 10 %, en el promedio 20 % , y debajo del promedio 60 %.

Las entidades financieras encuestadas consideran en un 60 % de los casos que se encuentran en el promedio, un 15 % por encima del promedio, y el 25 % por debajo del promedio.

Aquellas entidades ASO-IAEF que están por debajo del promedio, en el 100 % de los casos han elaborado un plan para modificar esta situación previendo realizar inversiones y mejoras en el área informática.

Solamente el 25 % de las NOASO-IAEF que están por debajo del promedio han elaborado un plan de mejoras.

Al responder a la relación existente entre el hardware y el software y las necesidades informáticas de su empresa, el 50 % de las ASO-IAEF considera que existe una relación “apropiada”. Para el 50 % restante la relación es inapropiada. Solamente el 20 % de las empresas NOASO-IAEF considera que mantiene una inversión apropiada en hardware vis a vis software. Para el 80 % esta relación debe ser mejorada.

Área V – Potencial de creatividad interna. Medios de canalización de las iniciativas

El 30 % de las empresas ASO-IAEF han implementado algún tipo de procedimiento formal para canalizar las iniciativas del personal en materia de cambios y mejoras. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos el procedimiento formal no tiene previsto algún tipo de estímulo a la creatividad e iniciativa individual. La totalidad de las entidades NOASO-IAEF no tienen implementado procedimientos formales de este tipo.

El 55 % de las entidades ASO-IAEF manifestaron recibir sugerencias de sus subordinados, existiendo un 40 % de respuestas negativas en este sentido.

Las entidades NOASO-IAEF manifestaron recibir sugerencias de sus subordinados solamente en el 15 % de los casos, al igual que las entidades FINAN.

Por otro lado, en relación a la presentación de sugerencia de cambios o mejoras hacia los superiores, el 65 % de las ASO-IAEF respondieron que presentan sugerencias frecuentemente y otro 25 % en forma ocasional. Estos porcentajes para los representantes de las NOASO-IAEF son del 25 % y 20 % respectivamente.

El 65 % de las entidades ASO-IAEF respondieron que presentan sugerencias con frecuencia a sus pares, mientras que el 20 % lo hace ocasionalmente. Para las entidades NOASO-IAEF estos porcentajes son del 50% y 40 % respectivamente.

Área VI – Planes de Acción

Al ser consultados los ejecutivos correspondientes a los tres agrupamientos incluidos en este trabajo, respecto de las acciones a tomar ante la solicitud de la dirección de la empresa para reducir costos administrativos y/o mejorar los controles de los procesos administrativos, se obtuvo el siguiente perfil de respuestas.

El 95 % de las ASO-IAEF considera que la mejora en materia de reducción de costos y aumento de controles es obtenida a través de recursos internos de la organización, es decir, sin necesidad de consultores / colaboradores externos. Tres cuartas partes de estas entidades hacen uso de alguna metodología, ya sea para realizar diagnósticos de situación, como para facilitar la implementación de medidas correctivas. En general, los entrevistados se han mostrado sumamente actualizados con los conceptos y prácticas modernas de mejoramiento de la efectividad y eficiencia y en las formas de implementarlos.

Se solicitó la opinión de los ejecutivos respecto de la relación existente entre :

- Niveles de formalización, e
- Importancia de los procesos de control,

- y el impacto de estos dos factores sobre el resultado económico de la empresa discriminando según se trate de los primeros años de existencia de la empresa o de una empresa en marcha durante varios años.

El 55 % de los ASO-IAEF encuestados respondió que está de acuerdo en que niveles altos de formalización y un grado alto de importancia en los procesos de control están relacionados con niveles altos de eficiencia de una empresa en marcha, luego de varios años de existencia. El 40 % está en desacuerdo.

Posiblemente éste sea el único aspecto en que la opinión de los encuestados muestra alguna diferencia respecto del estado del arte de los académicos e investigadores en la materia.

CONCLUSIONES

Alrededor del 90 % de los encuestados (ASO-IAEF, NOASO-IAEF, y FINAN) considera que es materia prioritaria para sus empresas la reducción de costos administrativos.

Alrededor de tres cuartas partes de los ejecutivos participantes en este trabajo de investigación considera que un mayor grado de formalización y rutinización podría conducir a una simplificación del trabajo y, como consecuencia, a una reducción en los costos.

Sin embargo, el 40 % de los encuestados manifestó que no tiene formalizadas las diferentes rutinas administrativas y funciones involucradas. Para el caso de las ASO-IAEF en particular, este porcentaje es del 25 %.

Para las ASO-IAEF, el 70 % de las mismas consideran que los elementos de formalización no alcanzan a cubrir todos los departamentos de la empresa y que solamente el 20 % de las entidades ASO-IAEF cuenta con manuales debidamente actualizados (es decir, el 80 % no “le dice claramente al personal lo que se espera que ellos hagan”).

En resumen, a pesar de que se asocia una reducción de costos y simplificación del trabajo con niveles altos de formalización y rutinización, no se observa que en forma paralela existan el desarrollo de mecanismos que se orienten / faciliten una mayor formalización y simplificación del trabajo.

Teniendo en cuenta que la muestra objeto de este trabajo es de sólo 51 empresas y apoyados además en otras respuestas a las preguntas estructuradas en este trabajo, podemos tentativamente asumir que existen, por lo menos, tres factores limitantes :

1) el 90 % de las ASO-IAEF manifiestan que no cuentan con una base de datos en computador que les permita describir todas las funciones y actividades de todos los departamentos de la empresa. Este porcentaje alcanza al 70 % en el caso de las FINAN y al 100 % tratándose de las NOASO-IAEF.
2) El nivel de asistencia brindado por los departamentos de servicios (Sistemas, Organización y Métodos y Auditoría Interna), que son funciones principales de apoyo para lograr, como en este caso, un mayor nivel de simplificación del trabajo y formalización, es considerado escaso manejándose en porcentajes del orden del 30 al 55 % (ver área I de este informe).
3) El bajo grado de interés de los departamentos de servicios arriba mencionados en formalizar los procedimientos administrativos (40 %)
4) Teniendo en cuenta la percepción positiva del 100 % de los encuestados respecto de los cambios tecnológicos en materia informática, se podría explorar la posibilidad de aplicar tecnología informática para el logro de mayor formalización, rutinización y simplificación del trabajo.

De todas maneras, la implementación de cambios y mejoras tendientes a la reducción de costos administrativos debe realizarse con sumo cuidado ya que la misma está fuertemente relacionada con otros factores de índole “social”, además del tecnológico arriba mencionado. Si tenemos en cuenta que solamente el 30 % de las empresas ASO-IAEF han implementado algún tipo de procedimiento formal para canalizar las iniciativas del personal en materia de cambios y mejoras, podemos incorporar a este factor como una limitante más, además de las tres arriba mencionadas.

A esta limitante habría que agregar además, que en la mayoría de los casos el procedimiento formal no tiene previsto algún tipo de estímulo a la creatividad e iniciativa individuales, lo que se relaciona con, por decir lo menos, una carencia de reforzamientos positivos.

Como consideración final, la respuesta de los ejecutivos de finanzas encuestados sugiere que no existe una relación directa entre los “niveles de formalización – importancia de los procesos de control” y la “eficiencia – rentabilidad” de la empresa.

Por otro lado, y aunque no fue materia de estudio en especial, las respuestas de los ejecutivos de finanzas asociados al IAEF, responden a un perfil sumamente profesional al ser comparados con el perfil de respuesta de los ejecutivos de las NOASO-IAEF.