The Organization Development Institute International, Latinamerica
Presidente: Eric Gaynor Butterfield
www.theodinstitute.org

DESARROLLO ORGANIZACIONAL – El departamento de Organización y Métodos

Tradicionalmente el departamento de Organización y Métodos instrumentaba los cambios en las operatorias y procesos del mundo empresarial. Esta práctica estuvo vigente durante la mayor parte de la segunda mitad del siglo XX, con excepción de los últimos veinte años. De allí en más la presencia de los consultores externos se hizo sentir cada vez más, y uno de los dilemas para los empresarios y directores de empresas guardaba relación con la necesidad de aumentar los recursos internos o acceder en medida creciente a los servicios externos.

La creciente tasa de cambio organizacional como resultado de variables de contexto cada vez más complejas donde las reglas de juego eran alteradas con mayor frecuencia y también en mayor medida, sumado a requerimiento tecnológicos y de otro tipo que bajo ciertas condiciones no podían atenderse con las competencias internas de la empresa, el dilema se iba inclinando cada vez más y más hacia el uso de recursos externos, tanto hard como soft.

Durante los años 1990 y 1991 (Eric Gaynor Butterfield, 1992) he dado diversas disertaciones sobre esta materia que en los primeros momentos parecía ser de interés pero era sentido como “poco preocupante”. Con el tiempo, tanto los empresarios como los directores de empresas, que ven alterados sus resultados “concretos” y visualizan las amenazas de los contendores, consideraron esta temática como algo donde no solamente tenían que preocuparse, sino algo sobre lo que tenían que ocuparse. Un par de ellos me entusiasmaron para escribir unas líneas resumiendo mi parecer, las que fueron finalmente publicadas en la revista Noticias de la Asociación Argentina de Dirigentes de Sistemas, más exactamente en el Nº 67 del mes de octubre de 1993.

Aumentar los recursos de Organización y Métodos ¿ O Privatizar / Tercerizar ?

Este es un dilema permanente para los directivos de las organizaciones que tienen que auto-sostenerse con recursos propios y “pagar” dividendos a los accionistas (empresarios privados). Numerosas empresas se han ido desprendiendo de importantes áreas de servicios internos, optando por su contratación externa.

Es así que departamentos internos de promoción se han reemplazado por agencias de publicidad, flotas de transporte propias se han cambiado por fletes contratados y trabajos de desarrollo de sistemas se han transferido a “software houses” externas.

En nuestra actividad profesional de consultoría hemos podido observar que, en general, no hay una relación razonable entre los recursos humanos disponibles en el Departamento de Organización y Métodos y la envergadura de la tarea que el mismo debe desarrollar.

Esto es así porque se trata de un sector indirecto, de servicios, cuyo valor agregado y su contribución a los resultados de la empresa no siempre son de fácil percepción. Aquí surge una pregunta : ¿ Necesitamos realmente la función de Organización y Métodos ? ¿ Para qué nos sirve ?
Podríamos describir las funciones básicas, ideales, de este sector de la siguiente manera :

- Propender a la optimización y racionalización de los procedimientos administrativos y operativos vigentes.
- Participar en la definición de nuevos procedimientos correspondientes a nuevas operatorias de la empresa.
- Formalizar los procedimientos actuales para mejorar su conocimiento y, por ende, su mejor aplicación.
- Colaborar con la función de auditoría interna en la definición de controles internos en los distintos procesos operativos de la empresa.

¿ Es realmente ésta la función que está cumpliendo actualmente nuestro departamento de Organización y Métodos ? ¿ Tenemos los recursos idóneos como para desarrollar estas tareas con el alcance necesario como para servir a toda la organización ? Hemos podido apreciar en nuestra práctica profesional que, aun cuando existan los recursos – hecho éste que se hace cada día más difícil por el mayor grado de especialización requerido -, normalmente los analistas de organización y métodos son asignados a diferentes tipos de tareas distrayéndolos de su cometido principal.

Aquí surge una propuesta : Tercerizar el servicio, manteniendo reducidos a un mínimo los recursos internos de organización y métodos. Usted se preguntará que sentido tiene achicar (algunos han usado la palabra desmantelar) el departamento de O. y M. De la empresa, después que se los ha entrenado durante muchos años en “aprender” como realmente funciona la empresa. Bueno, uno de los motivos principales radica en el hecho que la volatilidad del mercado y las demandas que ya provienen de los Clientes y no del departamento de Producción de la empresa, hacen que las competencias, destrezas, habilidades y conocimientos requeridos hace un par de años bajo regímenes de estabilidad, ya estén depreciadas y en algunos casos hasta obsoletas. Y los Clientes tienen una propensión al cambio mucho mayor que las del personal de producción ... La mayor tasa de cambio en los productos, en la atención a los Clientes, en la propia tecnología informática, en lo que hacen los competidores, hace que tengamos necesariamente que contar con una organización flexible ... y como las organizaciones se comportan sólo en relación a como se comportan sus participantes organizacionales, y el cambio de éstos no es algo de todos los días, es mejor y más efectivo para la empresa buscar las competencias requeridas teniendo en cuenta no sólo los propios recursos de la empresa sino los que están afuera en el contexto.

¿ Qué ventajas trae ésta alternativa ?

- Posibilidad de ampliar el alcance de las tareas
- Aprovechamiento máximo del tiempo (relación directa entre costo y resultados)
- Enfoque externo e independiente para la racionalización de tareas y recursos
- No existencia de compromisos internos
- Enfoque independiente en la determinación y establecimiento de controles internos en los procesos operativos

Aquí se podría cuestionar : ¿ Es factible que un estudio profesional externo pueda ejercer esta actividad con suficiente idoneidad, no viviendo dentro de la empresa permanentemente ? En nuestra opinión existe una forma de realizar este trabajo con resultados positivos. Eso requiere combinar adecuadamente la interacción del personal de la empresa con el consultor externo que presta el servicio. Y para esto se requiere una herramienta metodológica, para lo cual sugerimos el uso de System Plus, que es un desarrollo local y permite adaptarse a las necesidades puntuales de los Clientes.

¿ Cómo funcionaría el servicio propuesto ?

System Plus es una metodología basada en el uso de un software de computador para el relevamiento, introducción de mejoras, generación de una base de datos, consulta y efectiva documentación de todos los procedimientos administrativos de una organización. Con esta herramienta metodológica el consultor externo releva y define el entorno administrativo y operativo de la empresa, describe las funciones y procesos operativos (Qué es lo que se hace) y guía al personal de la empresa en la descripción detallada de las tareas a su cargo (Como es que se hacen las cosas).

Es así que la gerencia de Organización y Métodos actúa en calidad de controlador y coordinador del servicio. Define objetivos, establece pautas de control y realiza el seguimiento de los programas de trabajo del consultor externo.

Con este enfoque se logra un importante grado de participación y motivación. El mismo personal induce los cambios y mejoras participando activamente en el desarrollo de los manuales de funciones, normas y procedimientos de la organización.
Más sobre el tema de tercerización en Eric Gaynor Butterfield, 1997 : “Tercerizar qué, cuánto y hasta dónde”.