The Organization Development Institute International, Latinamerica
Presidente: Eric Gaynor Butterfield
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Durante el mes de Noviembre de 1994 el Dr. Eric Gaynor Butterfield en su calidad de Presidente de International Consulting Plus SA. desarrolló junto con el Sr. Donald Nelson diversos servicios de Capacitación relacionados con Quality Assurance Review (QAR).

En su calidad de especialista en Desarrollo Organizacional el Dr. Eric Gaynor Butterfield hacia mediados del año 1994 ha mostrado interés en difundir entre sus Clientes una Best Practice (QAR) para ayudar a consolidar el Desarrollo Organizacional de dichas empresas-Clientes. Teniendo en cuenta que el Sr. Donald Nelson es líder mundial en Quality Assurancer Review, el Dr. Eric Gaynor Butterfield se aseguró de la presencia del Sr. Nelson.

Como resultado de las excelentes presentaciones del Sr. Donald Nelson, el Dr. Eric Gaynor Butterfield asumió la responsabilidad de sintetizar las conclusiones más importantes del trabajo realizado, las cuales han sido publicadas en la Revista del Instituto Argentino de Ejecutivos de Finanzas en el Año 11, Nº 113, del mes de Marzo de 1995. La síntesis de dicho trabajo se exponen a continuación.

Quality Assurance Review (o como “poner la lupa” sobre la Auditoría Interna y los Procesos de Control)

Un temario amplio, exhaustivo y complejo aguardaba a los participantes del Seminario realizado el 9 de noviembre pasado en el salón auditorio del IAEF. Reseñamos aquí la semblanza introductoria, expuesta por Donald J. Nelson, acerca de una actividad privilegiada en el mundo moderno como garantía de calidad de los procesos de auditoría y control. Si esa calidad es sostenible en el tiempo – incrementada, si es posible - , la empresa podrá aspirar a ganar posiciones competitivas, sin lastres ni rémoras. Lo que Nelson propuso coincide con las aspiraciones de todo manager exigente : mejoramiento sostenido y continuo en la calidad de la auditoría, para no perder, en ninguna etapa del proceso de producción o de servicio, la capacidad de actuar a tiempo y con máxima eficiencia. Como en medicina, prevenir es curarse en salud y no basta, hoy en día, con que el paciente diga “treinta y tres”.

Uno de los aspectos destacados por el dictante del Seminario fue su pretensión de no presentar las normas para auditoría interna “simplemente como una cantidad de reglas, sino como aquello que nosotros, en nuestra condición de auditores internos, debemos hacer para que el negocio sea más efectivo y eficiente”. La propuesta entonces, no fue concentrarse en la regla sino en como ésta funciona : “como nos hacemos efectivos en nuestros trabajos”.

“Si tenemos una auditoría interna efectiva, estamos siendo congruentes con los estándares, con las normas de nuestra profesión”. Se preguntó luego Nelson sobre los motivos para tener una revisión de los procesos de auditoría de calidad : “mejorar el funcionamiento del departamento interno de auditoría, evaluar también la calidad de dicho departamento”.

El Seminario propuso una discusión inicial de la metodología general que el servicio dirigido por el disertante utiliza : “Vamos a ver como el Director de auditoría interna se prepara para una revisión de calidad, y veremos también como se desarrolla el proceso de evaluación, que necesita ser sumamente efectivo”.

Lo primero que se hace es formar un equipo – destacó Nelson -. El modo de acción puede variar con los países en que se trabaja : “en algunos casos hemos tomado profesionales de la revisión, para complementar nuestro equipo. Por lo demás, “los miembros del equipo deben ser, o un gerente o un director de auditoría interna, para que se entienda que se trata de una revisión entre pares”. Este concepto de revisión entre pares y sus implicancias ha sido tratado más ampliamente en Eric Gaynor Butterfield, 1976 : “La revisión entre pares que son Profesionales – Sus implicancias”.

En Norteamérica, específicamente, podemos conseguir hombres y mujeres que son directores de auditoría interna, y que toman las dos semanas que dura la revisión como a una experiencia de desarrollo profesional.

“Antes de la revisión misma, pedimos a la organización que prepare una cantidad determinada de documentación. Les formulamos un cuestionario intensivo para poder saber cómo es su organización o su empresa, y su departamento de auditoría interna : las políticas, procedimientos y calificaciones de personal, así como el enfoque general que se utiliza”. De acuerdo a lo manifestado por Donald Nelson, “el equipo estudia este material con anticipación, y le permite prepararse mucho mejor para la revisión “in situ”.

“Tenemos una visita preliminar, de uno o dos días”, siguió explicando el orador : “Nos encontramos con ejecutivos de la empresa y con personal de auditoría interna; con ellos nos familiarizamos con el entorno, con las políticas y con los procedimientos”. Además, “participamos, junto a la auditoría interna, en la formulación de una encuesta de los clientes de auditoría interna, es decir : la gente que los directores y los gerentes ya han examinado el año anterior. Resumimos esta encuesta, comparamos sus resultados junto al director de auditoría interna (el primer día que trabajamos “in situ”), sin afectar, por supuesto, la confidencialidad de los individuos que han participado.

Esto nos da ya un panorama de cuáles son los puntos fuertes, que piensan los clientes y donde tenemos que concentrar o focalizar nuestra atención, durante las dos semanas que dure la revisión”. Tratamos, también, de entrevistar a todos los integrantes de la capa superior de la organización, a los ejecutivos señor; si vamos a servir bien a la compañía, tenemos que estar en condiciones de dar servicio a los ejecutivos superiores. Para ello tenemos que entrevistarlos y tratar de determinar cómo se sienten respecto de la auditoría, y en qué partes podría ésta mejorarse. Revisamos luego las políticas y procedimientos, para tener una idea de cuáles son las cosas más importantes para la actividad de auditoría interna de la empresa”.

Como los ejecutivos senior son gente obviamente muy ocupada, todo el proceso se arma alrededor de las entrevistas con ellos, que generalmente se concreta muy temprano en la mañana o muy tarde por la noche. A la mitad de las dos semanas, nos entrevistamos con el personal de auditoría : a esa altura tenemos ya una mejor idea de cómo son aplicadas las políticas y los procedimientos, así como del desempeño del proceso de auditoría interna que ha estado siendo utilizado por la empresa, reseñó Nelson.

El proceso, como puede inferirse de esta breve reseña de la exposición de Donald J. Nelson es complejo y exhaustivo, y tiende a asegurar la confiabilidad en la calidad de los procesos de control y auditoría. Un Seminario – el realizado el pasado 9 de noviembre (de 1995) – de excepcional importancia.

Nota del Dr. Eric Gaynor Butterfield : Este artículo es utilizado por mi en los Cursos, Seminarios, Talleres donde se desarrollan las habilidades de Facilitadores Internos en la empresa. Se espera que los participantes a dichos Cursos identifiquen aquellas actividades, procesos y orientaciones que facilitan todo proceso de cambio a partir de la lectura de este artículo y teniendo en cuenta la filosofía y práctica de Desarrollo Organizacional.